Déclaration de confidentialité
1. Introduction
Q MACHINERY nv, dont le siège social est situé à 3900 Pelt, Haltstraat 50, KBO 0424.430.230 (ci-après : "Q MACHINERY").Q MACHINERY") s'engage à collecter et à traiter les données à caractère personnel de manière sûre, transparente et confidentielle.
Elle vise notamment à protéger les données à caractère personnel de ses clients et fournisseurs contre, entre autres, les pertes, les violations de données, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illicites.
Q MACHINERY, par le biais de cette déclaration de confidentialité, souhaite donc vous informer et vous donner un aperçu de la collecte et du traitement des données personnelles d'une manière compréhensible et transparente.
Q MACHINERY se réserve le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment.
Cette déclaration de confidentialité est toujours accessible sur le site web de Q MACHINERY (www.qmachinery.be) et peut être obtenue auprès de son délégué à la protection des données sur demande écrite.
2. Champ d'application
La déclaration de confidentialité fait toujours partie intégrante de l'accord entre Q MACHINERY, d'une part, et le client ou le fournisseur, d'autre part, et s'applique à toutes ses activités professionnelles et à tous ses services.
En concluant un contrat avec Q MACHINERY, le client ou le fournisseur déclare avoir pris connaissance de cette déclaration de confidentialité et en accepter le contenu.
3. Contrôleur
Q MACHINERY est le responsable du traitement de vos données personnelles.
La présente déclaration de confidentialité a été préparée conformément au règlement général sur la protection des données, à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et au livre XII du code de droit économique (le cas échéant).
En fonction de vos activités professionnelles, diverses données personnelles seront communiquées (notamment le nom, l'adresse, le numéro d'entreprise, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, etc.)
Toutefois, dans le cadre du respect de certaines obligations légales spécifiques de Q MACHINERY, le client ou le fournisseur peut être amené à fournir des données supplémentaires.
Seule la personne concernée est responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des données personnelles communiquées à Q MACHINERY.
Toutefois, chaque personne concernée est libre de communiquer ou non ses données personnelles à Q MACHINERY. Toutefois, la collaboration avec Q MACHINERY peut être refusée si la personne concernée ne veut pas et/ou ne peut pas communiquer ses données personnelles.
4. Finalités du traitement et fondements juridiques
4.1 Coordonnées du client
Dans le cadre de ses activités professionnelles, Q MACHINERY collectera et traitera les données personnelles de ses clients, ainsi que de leurs employés, de leurs mandataires et de toute autre personne de contact utile.
Les finalités du traitement sont l'exécution des accords avec les clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et (le cas échéant) les activités de marketing direct.
En fonction du contexte, le traitement des données personnelles par Q MACHINERY s'appuie sur les fondements juridiques suivants :
(i) le consentement explicite de la personne concernée ;
(ii) l'exécution de l'accord ;
(iii) remplir les obligations légales et réglementaires ; ou
(iv) l'intérêt légitime.
4.2 Données du fournisseur
Les données à caractère personnel des fournisseurs, ainsi que de leur(s) sous-traitant(s) (le cas échéant), de leurs employés, des personnes qu'ils ont désignées et d'autres contacts utiles seront également traitées.
Les finalités du traitement sont la gestion des fournisseurs, la comptabilité et (le cas échéant) les activités de marketing direct.
En fonction du contexte, le traitement des données personnelles par Q MACHINERY s'appuie sur les fondements juridiques suivants :
(i) le consentement explicite de la personne concernée ;
(ii) l'exécution de l'accord ;
(iii) remplir les obligations légales et réglementaires ; ou
(iv) l'intérêt légitime.
4.3 Données relatives au personnel
Dans le cadre de la gestion du personnel et de l'administration des salaires, Q MACHINERY collecte et traite également les données personnelles de ses propres employés.
En raison de la nature spécifique de ce traitement, il est régi par une politique distincte.
4.4 Autres données
Outre les données personnelles des clients, des fournisseurs et des employés, Q MACHINERY peut également collecter et traiter des données personnelles de tiers.
Les finalités du traitement sont l'intérêt des activités professionnelles de Q MACHINERY, le marketing direct et les relations publiques (RP). Selon le contexte, le traitement des données personnelles par Q MACHINERY s'effectue sur la base de :
(i) l'intérêt légitime de Q MACHINERY ; ou
(ii) l'exécution d'un contrat.
5. Durée de la transformation
Q MACHINERY conservera les données personnelles des personnes concernées aussi longtemps que nécessaire aux fins du traitement.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront en tout cas supprimées après une période de 10 ans après la fin de l'accord, sauf si Q MACHINERY doit les conserver plus longtemps en vertu d'une législation spécifique ou en cas de litige en cours.
En vertu de la législation fiscale, Q MACHINERY doit conserver ses documents comptables pendant une période d'au moins dix ans à compter de la date de la dernière facture.
6. Droits de l'homme
Conformément aux lois et réglementations applicables et en vertu de celles-ci, vous pouvez disposer des droits suivants :
6.1. Droit d'accès et d'inspection
Vous avez le droit de prendre connaissance, gratuitement, des données personnelles collectées à votre sujet par Q MACHINERY et de savoir à quelles fins ces données personnelles sont traitées, conformément aux dispositions en vigueur dans le secteur.
Q MACHINERY vous fournira un aperçu complet des données personnelles vous concernant. Vous pouvez également obtenir gratuitement une copie des données personnelles collectées.
6.2. Droit d'amélioration
Vous avez le droit de corriger toute donnée personnelle incorrecte (y compris le nom, l'adresse, l'adresse e-mail, etc.), ainsi que de faire compléter les données personnelles incomplètes.
6.3. Droit à l'effacement
Si vous estimez que Q MACHINERY traite certaines données personnelles sur une base illégale, vous pouvez demander que vos données personnelles soient supprimées.
Q MACHINERY peut refuser l'effacement des données à caractère personnel s'il est nécessaire à l'exécution d'une obligation légale ou réglementaire ou à l'exécution d'un accord, ou s'il est dans l'intérêt légitime de Q MACHINERY.
6.4. Droit à la limitation
Si vos données personnelles sont incorrectes et que vous avez demandé à les modifier, vous pouvez demander à restreindre leur traitement.
Cela implique que Q MACHINERY ne peut continuer à traiter les données personnelles qu'avec votre consentement.
6.5. Droit à la transférabilité des données à caractère personnel
Vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel collectées par Q MACHINERY sous une forme structurée, commune et lisible. Vous avez également le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement, conformément aux dispositions en vigueur dans le secteur.
6.6. Droit d'opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs sérieux et légitimes.
Toutefois, le droit d'opposition ne s'applique pas au traitement qui est nécessaire à Q MACHINERY pour (i) remplir une obligation légale ou réglementaire, (ii) exécuter le contrat ou (iii) poursuivre un intérêt légitime.
Q MACHINERY répondra à votre demande au plus tard dans un délai d'un mois à compter de sa réception. En fonction de la complexité de la demande, ce délai peut être prolongé de deux mois.
6.7. Droit de retirer son consentement
Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant Q MACHINERY via info@qmachinery.be. Si nécessaire, Q MACHINERY peut toujours vous demander de vous identifier/légitimer à l'avance.
Q MACHINERY s'efforce de traiter vos données personnelles avec soin.
Si, malgré ses efforts, vous considériez toujours que vos droits auraient été violés et que vous ne trouviez pas chez Q MACHINERY une écoute à vos préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente :
Autorité de protection des données
Rue du Printing Press 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail : contact@adp-gba.be
7. Transfert à des tiers
Q MACHINERY peut divulguer vos données personnelles à des prestataires de services tiers qui fournissent des services commerciaux, techniques ou opérationnels, ainsi qu'à des prestataires de services tiers en général (par exemple des avocats), mais uniquement lorsque cela est nécessaire pour nos services professionnels et/ou si Q MACHINERY y est contraint par une loi, un règlement ou une décision de justice obligatoire.
Ils respectent également le caractère confidentiel de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données personnelles qu'aux fins pour lesquelles elles leur ont été communiquées.
En aucun cas, Q MACHINERY ne vend, ne loue, ne distribue ou ne met d'une autre manière vos données personnelles à la disposition de tiers à des fins commerciales.
Q MACHINERY peut transférer vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen. Si les données sont transférées vers un pays qui n'offre pas un niveau de protection adéquat, nous veillerons toujours à ce qu'il prenne toutes les mesures nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel (y compris des dispositions contractuelles offrant des garanties adéquates en matière de protection des données).
8. Mesures techniques et organisationnelles
Q MACHINERY prendra les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles selon un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès par des personnes non autorisées ou tout autre traitement non autorisé de ces données
Q MACHINERY ne peut en aucun cas être tenu responsable des dommages directs et/ou indirects résultant de l'utilisation illicite de vos données personnelles par un tiers.
9. Incidents de sécurité
Selon le contexte, Q MACHINERY a l'obligation légale de signaler les incidents relatifs à la sécurité de vos données personnelles à l'autorité de contrôle compétente dans un délai de 72 heures.
Q MACHINERY garantit qu'elle vous informera dès qu'elle aura connaissance d'une violation liée à vos données à caractère personnel s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que cette violation vous porterait préjudice.
10. Des questions ?
Si, après avoir lu cette déclaration de confidentialité, vous avez des questions ou des commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours contacter Q MACHINERY, soit par courrier recommandé adressé au siège social, soit via info@qmachinery.be.
Date de la dernière révision : 21 mars 2023